Actualización de la evaluación de riesgos del Jamboree Europeo y COVID-19

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Hace unos días, los contingentes nacionales hemos recibido de nuevo una actualización sobre el desarrollo del evento en relación con la repercusión del COVID-19, y nos informan de los siguientes puntos:

  • La Organización del Jamboree Europeo, junto con la Región Scout Europea y Región Europea de la Asociación Mundial de las Guías Scouts (AMGS), trabajan estrechamente para determinar el mejor transcurso de los acontecimientos.
  • La Organización del Jamboree Europeo también está en estrecho contacto con las autoridades sanitarias nacionales y las instituciones públicas que actualmente vigilan la situación en Polonia, así como con la información oficial y el asesoramiento de las autoridades sanitarias europeas y mundiales pertinentes.
  • La Organización Mundial del Movimiento Scout (OMMS), la AMGS y la Organización del Jamboree han creado una comisión para evaluar diversos escenarios y asegurar que la salud, la seguridad y el bienestar de todos los participantes tengan la máxima prioridad.
  • Además, nos recomiendan que, por ahora, todas las personas que no hayan comprado aún sus billetes retrasen los preparativos de viaje hasta que se pueda evaluar la situación y emitan un comunicado final sobre el estado del Jamboree Europeo. La situación del brote de COVID-19 en Europa está cambiando diariamente, por ello, a finales de abril como tarde, nos darán nuevas orientaciones y las decisiones tomadas de cómo proceder.
  • Por último, nos transmiten un agradecimiento por la paciencia, apoyo y comprensión que se ha tenido con el comité organizador desde el inicio.

A modo de resumen, destacamos las siguientes cuestiones:

  • El equipo organizador de la actividad continúa con la organización del EJ2020.
  • Se aconseja no gestionar desplazamientos o realizar preparativos de viaje hasta que realicen comunicado del estado de la actividad.
  • Como tarde a finales de abril proporcionarán más información sobre cómo proceder.

Puesto que a día de hoy la actividad no ha sido cancelada y hasta finales de abril no dispondremos de información sobre el estado de la misma por parte de la organización del European Jamboree 2020, desde la FEE no se contempla anular la participación del Contingente español ya que esto conllevaría seguir teniendo que cumplir con nuestras obligaciones de pago de las cuotas de cada una de las personas inscritas en nuestra delegación pero sin que éstas pudieran seguir participando en caso de que la actividad continuase tal y como la propia organización polaca prevé.

No obstante, os informamos que, siguiendo las indicaciones del Jamboree Europeo, el pago de la cuota pagada en el mes de febrero está retenido hasta que a finales de abril proporcionen nueva información.

Por nuestra parte, la Federación de Escultismo en España continuará trabajando en la preparación del evento, ralentizando en la medida de lo posible aquellas acciones que estén a nuestro alcance hasta finales de abril.

Como sabéis por vuestra experiencia en los Grupos Scouts, hay determinados preparativos de una gran actividad que no son posibles aplazar al depender de proveedores y plazos ajenos a nosotros mismos. Además, puede darse también la situación de que al aplazar su ejecución no se reciban en plazo y no puedan ser utilizados en la propia actividad.

Este tipo de cuestiones son más complicadas de gestionar cuando se dispone de diversos proveedores y además los materiales deben hacerse llegar antes de una fecha concreta y a diversos puntos del territorio español.

Ante esta situación y tras analizar profundamente las diversas opciones, la FEE ha decido proceder de la siguiente forma con la parte de la cuota destinada al contingente del European Jamboree 2020:

  • Se mantiene el último pago de la actividad destinado a los gastos del contingente de la FEE, tal y como establecen las condiciones de inscripción a la actividad.
  • Se aplaza la contratación del seguro de la actividad hasta mayo.
  • Se contactará con los proveedores para que informen de los plazos para la elaboración del kit teniendo en cuenta la situación de estado de alarma en la que nos encontramos. En función de la información recibida, se procederá a retrasar lo máximo posible la contratación de los elementos que componen el kit.
  • Si a inicios de abril no ha habido ninguna novedad y los proveedores nos confirman quepasada esa fecha no garantizan la entrega en plazo, se realizará un kit mínimo compuesto por dos pañoletas, insignias y polo para todos los participantes. No obstante, se pedirá la información de todos los elementos para estudiar la viabilidad de realizar algún elemento adicional a los anteriormente mencionados teniendo en cuenta las fechas de realización de la actividad.
  • Como medida de prudencia, se aplaza la realización de los gastos relacionados con el stand de la FEE y sus actividades. Los voluntarios CMTs trabajarán en la realización de una alternativa que facilite de forma sencilla la decoración del stand y las actividades ofertadas en el mismo.
  • En el caso de que la actividad se cancele, se proporcionará a todos los participantes inscritos los elementos del kit realizados y se procederá a la devolución del importe de la cuota de contingente una vez deducidos los gastos ya generados como son los elementos del kit, gastos de mensajería, gastos bancarios, etc.
  • Respecto a la cuota de participación abonada a la organización del European Jamboree 2020, las condiciones establecidas, tal y como se comunicaron en el boletín de inscripción del 15 de enero de 2019, no es reembolsable. En el caso de que desde la organización se comunique cualquier cambio sobre la política de devolución en caso de anulación de la actividad, se os comunicará a la mayor brevedad el procedimiento y la cuantía de la devolución.
  • En caso de anulación de la actividad, la FEE hará todo lo que esté en su mano por negociar la devolución de la cuota abonada por los inscritos.

Para finalizar, sabemos que son momentos inciertos y en los cuales debemos tomar decisiones complicadas cada día, por ello, os rogamos comprensión y paciencia durante las próximas semanas. Además, dadas las circunstancias excepcionales que estamos viviendo, esta información puede variar en cualquier momento. En ese caso, desde la Federación de Escultismo en España os haremos llegar las posibles nuevas comunicaciones que recibamos así como posibles cambios en las decisiones tomadas a día de hoy.Por último, queremos transmitiros nuestro apoyo para lo que necesitéis. En el caso de que necesitéis cualquier aclaración o consulta, estamos a vuestra disposición a través de los emails: responsable.teamleaders@scoutsfee.org y responsable.ist@scoutsfee.org.